E-MAIL DI FOLLOW UP
Il Follow Up è una tecnica di comunicazione efficace.
In ambito lavorativo sempre più spesso si fa uso di termini tecnici inglesi e oggi ci concentriamo sul FOLLOW UP.
Il significato letterale è: dare seguito o proseguire.
Intuitivamente questo termine indica un'azione o un atto comunicativo che avviene dopo uno precedente. Questo contatto successivo è generalmente utilizzato dal venditore per raccogliere feedback e favorire la conclusione della vendita del suo prodotto o servizio.
Le e-mail di follow up vengono spesso utilizzate dopo colloqui di lavoro. Generalmente un colloquio di lavoro è composto da almeno due parti. La prima fase è sostanzialmente conoscitiva: il datore di lavoro cerca di capire chi ha davanti e se questa persona può essere una risorsa importante per l'azienda. La seconda fase è incentrata maggiormente su questioni lavorative, è più tecnica. In questo caso l'e-mail di follow up sarà utilizzata tra la prima e la seconda fase. Il candidato dovrà sfruttare al meglio questo potente strumento aggiungendo valore alla sua presentazione in fase di colloquio.
Questo è solo un esempio della versatilità di questo strumento di marketing, infatti in questo articolo voglio concentrarmi sull'e-mail di follow up a livello imprenditoriale.
Ovviamente il punto principale di questa azione è l'efficacia del contenuto. Che tu stia scrivendo un messaggio su un social, che stia scrivendo una lettera personale o mandando un'email di lavoro, ciò che conta è il contenuto.
Vediamo come rendere la nostra comunicazione efficace!
TRE CONSIGLI PER UNA COMUNICAZIONE EFFICACE
Ogni giorno vengono inviati oltre 269 miliardi di email, un numero in continua crescita che testimonia il successo di questo mezzo di comunicazione. Eppure, nonostante l’uso diffuso delle e-mail, continuiamo a sottovalutare il potenziale di questo strumento, soprattutto come mezzo per consolidare un rapporto dopo un incontro o una conversazione telefonica con uno dei nostri contatti.
Di seguito vi proponiamo tre consigli per una comunicazione efficace:
1) RIPETERE INFORMAZIONI E AGGIUNGERE DETTAGLI
Uno degli approcci migliori all’uso delle e-mail di follow-up è quello di ripetere per iscritto le informazioni fornite a voce, al telefono o di persona, aggiungendo nuove informazioni.
Riproporre le informazioni discusse in altra sede ci offre anche la possibilità di integrare la conversazione con nuove informazioni e di aggiungere dettagli relativi ai temi discussi.
Se si tratta di un potenziale cliente, fornire un riassunto degli argomenti discussi insieme e chiarire al tempo stesso i punti rimasti oscuri, può servire a ricordargli i nostri servizi e a dimostrargli l’attenzione e la cura che mettiamo nello svolgere il nostro lavoro.
2) STABILIRE UN CONTATTO PERSONALE
Spesso dimentichiamo che ogni e-mail che scriviamo ci offre anche l’occasione di stabilire un contatto personale, che va oltre il semplice scambio di informazioni. Se stiamo scrivendo un’e-mail a un potenziale cliente, non dobbiamo necessariamente attenerci a criteri rigidamente formali.
Ad esempio, se sappiamo che il nostro interlocutore è appena tornato da un periodo di ferie, è assolutamente appropriato chiedere come sono andate le vacanze o, nel caso si avvicinino le festività, chiedere quali siano i suoi programmi per le feste. Anche un saluto o l’augurio di un buon fine settimana possono darci modo di aggiungere un tocco personale, purché siano sinceri.
E' importante non dimenticare il lato umano dei rapporti. Sì è vero che stiamo parlando di lavoro, è vero che bisogna utilizzare un linguaggio formale, ma non dimentichiamoci che dall'altra parte abbiamo una persona e non una macchina!
3) AGGIUNGERE VALORE
Poiché leggere un’email, per quanto breve, richiede del tempo, cerchiamo di far sì che chi ci legge non senta di aver sprecato minuti preziosi.
Incorpora informazioni interessanti per il nostro lettore, anche se non necessariamente legate all’argomento principale della nostra discussione.
Ad esempio, se uno degli articoli del nostro blog tratta un tema del quale abbiamo parlato insieme, inviare al nostro interlocutore un link può dargli l’occasione di approfondire l’argomento.
La raccomandazione più importante in questo caso è quella di evitare di apparire pressanti o insistenti: ricorda che stiamo cercando di fare qualcosa di utile e gradito per chi ci legge, per dimostrargli la nostra buona fede e la nostra affidabilità, non per manipolare la sua attenzione e approfittare del suo tempo!
Dopo questa breve lettura è arrivato il tuo momento. Rilassati e libera la mente. Prenditi questo tempo per concentrarti e pesa al messaggio principale della tua e-mail.
Il mio consiglio è quello di fare una lista dei punti di cui vuoi parlare e un'elenco dei valori da inserire. A questo punto unisci le cose formando una scaletta e scrivi il messaggio!
Non ci sono scorciatoie per confezionare l’email perfetta: il segreto è dedicare tempo e attenzione alla stesura del nostro messaggio e dimostrare cura e rispetto nei confronti di chi ci legge.
Quanto detto è solo l'inizio… se vuoi saperne di più ti consigliamo di visitare il nostro sito e le nostre pagine!